1988 metais Lietuvoje buvo priimtas sprendimas naudoti Universaliąją dešimtainę klasifikaciją (UDK). Remiantis ja dokumentai išdėstomi fonde, vedama statistika ir kiti apskaitos dokumentai. 2021 m. buvo išleistos sutrumpintos Universaliosios dešimtainės klasifikacijos (UDK) lentelės, kurias būtina įsigyti ir mokyklų bibliotekoms. Leidinį galima įsigyti Nacionalinės bibliotekos Informacijos ir registracijos punkte (Gedimino pr. 51, Vilnius, II a.) arba kreiptis el. p. pardavimai@lnb.lt.z
Internete visą UDK galima rasti čia.
Yra alternatyvų MOBIS programai. Labiausiai paplitusi yra TAMO biblioteka, kai ji buvo kuriama, turėjo daug trūkumų - nebuvo galima importuoti įrašų iš MOBIS arba LIBIS, kūrėjai iki tol nebuvo susidūrę su bibliotekos specifika. Praėjo keletas metų ir dabar pasakyti kas geriau ar TAMO, ar MOBIS tikrai būtų sunku. Priklauso nuo individualios patirties.
Dar viena IS yra Biblio http://www.biblio.lt/
Rekomenduojama, kad nurašymas neviršytų metinio naujų dokumentų gavimo. Teisės aktuose nenurodoma, ar turi neviršyti gavimo pagal fizinius vienetus ar pagal nurašomų - gaunamų dokumentų kainą. Paprastai orientuojamasi į lėšas.
Apie periodinių leidinių tvarkymą kalba šie "Bibliotekos fondo apsaugos nuostatų" punktai:
18.1. į inventoriaus knygą įtraukiami visi dokumentai, išskyrus periodinius, normatyvinius, grupuojamuosius dokumentus, jei šie nepaliekami archyviniam arba neterminuotam saugojimui,
taip pat prenumeruojamus elektroninius dokumentus;
18.11. grupuojamieji ir periodiniai dokumentai neinventorinami, jų registravimui ir vienetinei apskaitai naudojamos specialios formos registracijos kortelės. Bibliotekose, fondo
apskaitai naudojančiose
technines priemones, jie registruojami ir apskaitomi, naudojant šių Nuostatų 3-5 prieduose nustatytus privalomus atitinkamų dokumentų registravimo elementus.
19.4. lėšos, išleistos prenumeratos būdu gautiems, terminuoto saugojimo dokumentams (periodiniams leidiniams, DB), pasibaigus finansiniams metams, nurašomos ir apskaitos knygoje
nefiksuojamos. Fiksuojama tik tokia suma, už kurią paliekami leidiniai archyviniam ar neterminuotam saugojimui;
Taigi, remiantis šiais nuostatais kiekviena biblioteka pasitvirtina savo
nuostatus, kuriuose nustato periodinių leidinių saugojimo trukmę.
Periodiniai leidiniai nei į inventorinę, nei į bendrąją apskaitą netraukiami, nebent biblioteka būtų numačiusi juos saugoti neterminuotai.
Lentynos metras – papildomasis bibliotekos fondo apskaitos vienetas, kuriuo matuojamas dokumentų skaičius, telpantis viename lentynos metre. Viename lentynos metre vidutiniškai telpa: knygų - 50; rankraščių - 350; tęstinių leidinių - 110; žurnalų - 150; natų leidinių - 100; natų lapų - 700 fizinių vienetų.
Kiekviena mokykla pasitvirtinusi vadovėlių įsigijimo, išdavimo ir grąžinimo tvarką. Remiantis mini apklausa daugelyje Respublikos bibliotekų vadovėliai išduodami mokytojui, kuris išdalina vadovėlius mokiniams ir pasibaigus mokslo metams surenka. Kitas variantas - vadovėlius išduoda ir surenka bibliotekininkas. Kai kur vadovėliai išduodami auklėtojui.
Siekiant sukontroliuoti, kad moksleiviai grąžintų visus paimtus vadovėlius, daugelyje mokyklų moksleiviams išdalinami atsiskaitymo už vadovėlius ir knygas lapeliai, į kuriuos mokslo metų gale, atnešus vadovėlius, pasirašo visų dalykų mokytojai. Jei vadovėlius išduoda bibliotekininkas, moksleivis pasirašo formuliare ar MOBIS kvitelyje.
Jei mokinys neatsiskaito už vadovėlius, jam neišduodamas mokyklos baigimo pažymėjimas ar atestatas. Toks atsiskaitymas galioja ir tiems, kurie išeina iš mokyklos viduryje mokslo metų. Kai kurios mokyklos savo tvarkose numačiusios, kad jei mokinys negrąžina vadovėlių mokslo metų pabaigoje, jam neišduodami vadovėliai naujiems mokslo metams.
Praradus ar sugadinus vadovėlį, mokinys privalo jį atpirkti, pakeisti lygiaverčiu arba sumokėti jo kainą.
Dovanotiems spaudiniams surašomas priėmimo aktas. Jeigu nėra
lydimojo dokumento, tame akte nustatomos ir kainos. Tada leidinai įtraukiami į bibliotekos knygų fondo apskaitą. Vadovaujantis Bibliotekos apsaugos nuostatų 18.5 punktu, dovanotiems dokumentams pildoma atskira
inventoriaus knyga; apskaitos dokumentus pildant techninėmis priemonėmis, būtina užtikrinti galimybę, esant reikalui, išspausdinti vardinį dovanotų dokumentų sąrašą.
Kad gauti paramą, mokykla turi turėti paramos gavėjo statusą. Manau, kad visos mokyklos jį turi. Bibliotekai atskirai nereikia, nes ji yra mokyklos struktūros dalis.
Bibliotekinis paramos būdu gautų ar dovanotų knygų įforminimas yra toks pat. Knygos gaunamos su lydimuoju dokumentu, jeigu nenurodytos kainos, sudaroma komisija ir jos įkainojamos.
Buhalterinėje apskaitoje parama pagal Lietuvos Respublikos labdaros ir paramos įstatymą deklaruojama Valstybinei mokesčių inspekcijai. Paramos teikėjui tada taikomos mokestinės lengvatos.
Laikino pobūdžio leidiniai - tai kalendoriai, reklaminiai plakatai, proginiai leidinukai ir kita greitai senstanti, prarandanti aktualumą informacija. Vadovaujantis Bibliotekų fondo apsaugos nuostatais, laikinojo pobūdžio dokumentų, saugojimo terminus nustato pati biblioteka. Pvz. reklaminius leidinius - 0,5 metų, laikino pobūdžio brošiūras - iki 1 metų, laikraščius - 1 metus.
Pagrindiniai bibliotekos dokumentai - Bibliotekos fondo inventorinė knyga, Bibliotekos fondo bendrosios apskaitos knyga, katalogai saugomi iki bibliotekos likvidavimo. Visi nurašymo aktai ir kiti dokumentai, kurie susiję su finansiniais ištekliais saugomi 10 metų. Skaitytojų formuliarai saugomi vienus metus po visų knygų grąžinimo. Taip nurodo Lietuvos Respublikos švietimo ir mokslo ministro ir Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 2005 m. rugpjūčio 29 d. įsakymas Nr. ISAK-1776/V-83
ŠMM yra parengusi Ikimokyklinio, bendrojo ugdymo ir profesinių mokyklų veiklos dokumentų sąrašą. Į jį neįtraukti bibliotekos dokumentai, tik privaloma Vadovėlių ir mokymo priemonių įsigijimo, priėmimo, apskaitos, saugojimo ir išdavimo mokiniams tvarka (38 punktas). Nors pagal popierizmo mažinimo mokyklose planą buvo numatyta šios tvarkos atsisakyti, vis dėlto ji palikta sąraše.
Taip pat yra Lietuvos Respublikos švietimo ir mokslo ministro ir Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus įsakymas Dėl bendrojo lavinimo mokyklos dokumentų saugojimo terminų rodyklės patvirtinimo, pagal kurį mokyklos bibliotekoje turi būti šie dokumentai:
Inventorinė knyga
Bibliotekos fondo bendrosios apskaitos knyga
Katalogai
Skaitytojų pamestų ir vietoj jų priimtų spaudinių apskaitos knyga
Formuliarai
Knygų nurašymo aktai
Daugiau apie mokyklų bibliotekų veiklą reglamentuojančius dokumentus skaityti čia.