1988 metais Lietuvoje buvo priimtas sprendimas naudoti Universaliąją dešimtainę klasifikaciją (UDK). Remiantis ja dokumentai išdėstomi fonde, vedama statistika ir kiti apskaitos dokumentai. 2021 m. buvo išleistos sutrumpintos Universaliosios dešimtainės klasifikacijos (UDK) lentelės, kurias būtina įsigyti ir mokyklų bibliotekoms. Leidinį galima įsigyti Nacionalinės bibliotekos Informacijos ir registracijos punkte (Gedimino pr. 51, Vilnius, II a.) arba kreiptis el. p. pardavimai@lnb.lt.z
Internete visą UDK galima rasti čia.
Pagrindiniai dokumentai yra: nurašymo aktas (jo formą galima rasti Bibliotekų apsaugos nuostatuose) patvirtintas komisijos, mokyklos direktoriaus ir įmonės, kuri išveža, perdavimo priėmimo aktas, kur nurodomas makulatūros svoris ir kiek už ją sumokėta.
Rekomenduojama, kad nurašymas neviršytų metinio naujų dokumentų gavimo. Teisės aktuose nenurodoma, ar turi neviršyti gavimo pagal fizinius vienetus ar pagal nurašomų - gaunamų dokumentų kainą. Paprastai orientuojamasi į lėšas.
Apie periodinių leidinių tvarkymą kalba šie "Bibliotekos fondo apsaugos nuostatų" punktai:
18.1. į inventoriaus knygą įtraukiami visi dokumentai, išskyrus periodinius, normatyvinius, grupuojamuosius dokumentus, jei šie nepaliekami archyviniam arba neterminuotam saugojimui,
taip pat prenumeruojamus elektroninius dokumentus;
18.11. grupuojamieji ir periodiniai dokumentai neinventorinami, jų registravimui ir vienetinei apskaitai naudojamos specialios formos registracijos kortelės. Bibliotekose, fondo
apskaitai naudojančiose
technines priemones, jie registruojami ir apskaitomi, naudojant šių Nuostatų 3-5 prieduose nustatytus privalomus atitinkamų dokumentų registravimo elementus.
19.4. lėšos, išleistos prenumeratos būdu gautiems, terminuoto saugojimo dokumentams (periodiniams leidiniams, DB), pasibaigus finansiniams metams, nurašomos ir apskaitos knygoje
nefiksuojamos. Fiksuojama tik tokia suma, už kurią paliekami leidiniai archyviniam ar neterminuotam saugojimui;
Taigi, remiantis šiais nuostatais kiekviena biblioteka pasitvirtina savo
nuostatus, kuriuose nustato periodinių leidinių saugojimo trukmę.
Periodiniai leidiniai nei į inventorinę, nei į bendrąją apskaitą netraukiami, nebent biblioteka būtų numačiusi juos saugoti neterminuotai.
Lentynos metras – papildomasis bibliotekos fondo apskaitos vienetas, kuriuo matuojamas dokumentų skaičius, telpantis viename lentynos metre. Viename lentynos metre vidutiniškai telpa: knygų - 50; rankraščių - 350; tęstinių leidinių - 110; žurnalų - 150; natų leidinių - 100; natų lapų - 700 fizinių vienetų.
Dovanotiems spaudiniams surašomas priėmimo aktas. Jeigu nėra
lydimojo dokumento, tame akte nustatomos ir kainos. Tada leidinai įtraukiami į bibliotekos knygų fondo apskaitą. Vadovaujantis Bibliotekos apsaugos nuostatų 18.5 punktu, dovanotiems dokumentams pildoma atskira
inventoriaus knyga; apskaitos dokumentus pildant techninėmis priemonėmis, būtina užtikrinti galimybę, esant reikalui, išspausdinti vardinį dovanotų dokumentų sąrašą.
Kad gauti paramą, mokykla turi turėti paramos gavėjo statusą. Manau, kad visos mokyklos jį turi. Bibliotekai atskirai nereikia, nes ji yra mokyklos struktūros dalis.
Bibliotekinis paramos būdu gautų ar dovanotų knygų įforminimas yra toks pat. Knygos gaunamos su lydimuoju dokumentu, jeigu nenurodytos kainos, sudaroma komisija ir jos įkainojamos.
Buhalterinėje apskaitoje parama pagal Lietuvos Respublikos labdaros ir paramos įstatymą deklaruojama Valstybinei mokesčių inspekcijai. Paramos teikėjui tada taikomos mokestinės lengvatos.
Laikino pobūdžio leidiniai - tai kalendoriai, reklaminiai plakatai, proginiai leidinukai ir kita greitai senstanti, prarandanti aktualumą informacija. Vadovaujantis Bibliotekų fondo apsaugos nuostatais, laikinojo pobūdžio dokumentų, saugojimo terminus nustato pati biblioteka. Pvz. reklaminius leidinius - 0,5 metų, laikino pobūdžio brošiūras - iki 1 metų, laikraščius - 1 metus.